聽聲辨位.掌握會議
不論你喜不喜歡，這些場景每天都在發生。
傍晚18:00 我看著會議室的時鐘秒針，滴答滴答的響著。
業務抱怨滿手訂單不出貨，合約內的罰款算誰的。
行銷抱怨電視廣告已經上檔，拉不下來了。
品保抱怨為了配合出貨已經放寬標準來滿足訂單總量。
生產抱怨已經三班生產，不然想怎樣。
法務來電要此專案負責人說清楚講明白。
衝突的言語也隨著會議時間逐步淡化，我知道這場會議，不容易產生結果，成員各懷鬼胎，各自盤算如何脫罪。
會議中可以看到人生百態，有人提案爭取資源，有人舉證資料撇清責任，角力抗衡彼此互探虛實。
有人引導議題走向，有人揣摩上意，企圖讓案子胎死腹中。
成功掌握會議的關鍵點，在於進入會議的同時是否了解其他人如何盤算?
企業組織內存在著大大小小的會議主題形式，不論是滾動追蹤會議或是為特定議題召開臨時短期會議。
而我們的角色也有所不同，常見的是會議主席，會議成員，另外還可能是列席會議單純提供資訊或是支援單位。
傳統最耗神的會議角色是擔任主席，但又必須放下頭銜、職稱，和眾人討論議題。
此時擔任主席的任務是對會議的結果負責並且讓案件能夠發展下去。並依據現況資訊判讀問題，必要時會議議程停滯前須進行決策。
最後就是決議由誰負責後續行動方案。最重要的是就算淪落到利益分配，也要思考如何讓眾人服氣。主導會議，讓會議走向我們期待的方向。
會議的每個段落都問會議成員，也問自己。以下三個問題
一. 這是目前最好的方法嗎?
像是智者般的叮嚀大家，不要有一絲一毫的質疑語氣，也就等於提醒大家我們還有什麼沒有想到。
這是讓會議成員靜下心來思考的問話，很有可能因此激盪出更好的方案推翻掉原本的計畫，同時也是再一次確認大家了解我們決議的計畫。
二.確認一下，這是不是大家的共識。
多數人會質疑這段內容，會議結束不就是取得共識嗎?就理論上的推演是沒錯。
但是回想過去職場經驗，有多少次開會完大家還是各做各的或是開會只是表象，實際上會議後到茶水間的討論才是最後共識。
會議形同虛設，放大會後會的重要性。更是產生出所謂的地下經理或是茶水間會後會等不健康的職場運作。
再把會議記錄當成一個提醒的機制或是經驗傳承的功能。倘若，與會者發現會議記錄未來會被拿來最為秋後算帳的文件，就會對發言嚴謹甚至冷眼旁觀會議進行。
就問這句話，人性全部會跑出來。
共識是彼此創造出來的，對於共識就如同生命一樣必須去捍衛的。共識也是一種「氣場氛圍」，從會者的眼神、表情及態度約略可以感受到。
三.檢核點是? 預期成效是?
切記，任何形式的會議後都需要透過檢核點來追蹤、確保及修正用。
檢核點的設定，將依據議題的屬性有所不同。定期的會議僅要週期檢核回報即可例如:周一固定回報銷售業績進度。
非常態的緊急專案會議就必須壓縮檢核點時間，甚至每小時檢核回報一下。必要時可用緊迫盯人的檢核方式讓會議成員上緊發條，藉此凸顯議題的重要性。
至於預期成效就是管理大家的期待值。
發現病徵問題人人皆會，提出解決方案才是高手。
最後小小提醒，也別忘了衝突火爆的會議後更需要安撫眾人的情緒，讓未來的合作更愉快。
留言列表
